Displaymateriaal inpakken voor beurzen en evenementen, en het weer naar huis krijgen
Hoe u stalen en displaymateriaal voor beurzen inpakt met honingraatpapier: een inpaklijst met foto's, herbruikbaar verpakkingspapier, een afbouwkit en de reis terug.
Inpakken voor een beurs is het makkelijke deel. U heeft er dagen voor, in uw eigen gebouw, met al uw materialen binnen handbereik.
Het moeilijke deel is het afbouwen. Het is de laatste avond van de beurs, iedereen is moe, het hallenpersoneel wil de gangen vrij hebben en uw displaystalen moeten binnen een uur weer in de kisten. Naar mijn mening loopt het displaymateriaal hier het grootste risico, veel groter dan op de heenweg.
Plan dus de terugreis voordat u vertrekt. Wikkel elk displaystuk in honingraatpapier, fotografeer elke ingepakte kist en stop er een inpaklijst in. Geef de stand een kleine afbouwkit mee: een korte rol of een stapel vellen, plakband, een markeerstift en etiketten. Gebruik het papier opnieuw als het droog en niet gescheurd is. Voor beurzen in het buitenland kunt u een ATA-carnet voor de stalen overwegen.
Wij maken honingraatpapier in Jaipur. Het papier maakt niet uit of het een pakket of een beursstaal omhult. Wat op een beurs verandert, is de behandeling eromheen, en daar gaat dit artikel over.
Wat maakt inpakken voor beurzen anders?
Drie dingen.
- De goederen reizen twee keer, heen en terug, en soms door naar een tweede beurs.
- Het inpakken gebeurt vaak door verschillende mensen op elke locatie. Uw team pakt in op kantoor, en wie op de stand staat, pakt op de locatie weer in.
- Het terugpakken gebeurt onder tijdsdruk, in een drukke hal, vaak met minder materiaal dan u had meegenomen.
Gewone verzendverpakking is ontworpen voor één reis. Verpakking voor beurzen moet meerdere keren werken en herhaalbaar zijn door iemand die moe is.
Ik denk dat het tweede punt het punt is dat mensen vergeten.
Hoe pakt u elk displaystuk in?
Pak het in alsof een vreemde het later opnieuw moet inpakken. Want vaak is dat ook zo.
- Maak het stuk schoon en verwijder losse onderdelen: doppen, voetjes, lampjes, afneembare delen. Pak die apart in een gelabelde zak.
- Wikkel het stuk in honingraatpapier, uitgerekt zodat de cellen openen, met genoeg wikkelingen voor het gewicht. Voor glas of keramiek begint u met twee of drie wikkelingen.
- Geef elk stuk een eigen plek in de kist. Met scheidingswanden, schuiminzetstukken of gewoon zorgvuldig laagsgewijs met papier.
- Vul de holtes op zodat niets kan verschuiven.
- Fotografeer de open kist en sluit hem daarna.
Voor glanzende, gelakte of zachte-touch-afwerkingen legt u een laagje vloeipapier tussen het stuk en het honingraatpapier, zodat de gesneden randen van het papier het oppervlak niet beschadigen. In onze notitie over vloeipapier als tussenlaag bij honingraatpapier leest u wanneer dat de moeite waard is.
Waarom zijn een foto en inpaklijst zo belangrijk?
Omdat niemand bij het afbouwen nog weet hoe alles erin zat.
Plak een geprinte lijst binnenin het deksel van elke kist: wat erin zit, in welke volgorde en hoe elk stuk is ingepakt. Voeg de foto toe die u bij het inpakken heeft gemaakt. De persoon op de stand bouwt de kist dan na aan de hand van de foto, in plaats van te gokken.
Ik zou zeggen dat deze ene gewoonte meer waard is dan elk verpakkingsmateriaal, en ik verkoop verpakkingsmateriaal. Het kost ongeveer tien minuten per kist.
Kunt u honingraatpapier tussen beurzen hergebruiken?
Ja, binnen grenzen.
Honingraatpapier dat voorzichtig is in- en uitgepakt, kan opnieuw worden gebruikt. Het verliest wel elke keer wat veerkracht, en elk stuk dat gescheurd, platgedrukt of vochtig is, moet worden vervangen. Vochtig papier verliest vooral zijn demping, en daarom maken en bewaren wij onze rollen in een vochtgecontroleerde fabriek en wikkelen we elke rol direct na de productie in.
Aan het eind van een beurs pak ik de spullen voorzichtig uit, vouw het papier met de voorwerpen in de kist en controleer het vóór de volgende beurs. Vervang daarna het papier waar de oude stukken vermoeid lijken.
Hergebruik is goed. Het hergebruiken van vermoeid papier op uw meest waardevolle staal is een valse besparing.
Wat hoort in een afbouwkit?
Doe dit in een kleine gelabelde doos die met de stand meereist en pas op de laatste dag wordt geopend.
| Onderdeel | Waarom |
|---|---|
| Een korte honingraatrol (10 m of 100 m) of voorgesneden vellen | Vervangt papier dat tijdens de beurs is gescheurd of verloren |
| Een handdispenser, als u met een rol werkt | Sneller en minder gescheurde vellen |
| Plakband en een plakbandpistool | Kisten die op de locatie zijn geopend, moeten weer worden dichtgeplakt |
| Markeerstiften en lege etiketten | Voor nieuwe etiketten en notities |
| Een geprinte kopie van elke inpaklijst en foto | Voor het geval de lijsten in de kisten zoekraken |
| Een paar reservedozen plat opgevouwen | Voor folders, cadeaus en wat u op de beurs heeft verzameld |
Wij maken voorgesneden vellen van 390 x 500 mm, die goed passen in een afbouwkit. Elk vel is ongeveer een halve meter wikkelpapier en iedereen op de stand kan ze gebruiken zonder dispenser. Onze korte rollen zijn er in lengtes van 10 m en 100 m, gemeten plat, en met onze snede openen ze tot ongeveer 1,6 keer die lengte. Onze gids over dispensers voor honingraatpapier behandelt de handdispensers als u liever een rol gebruikt.
Uitgewerkt voorbeeld: één stand, twee beurzen
Stel u een woonmerk voor dat in één seizoen op twee handelsbeurzen staat, één in eigen land en één in het buitenland. Ze tonen 40 stalen: vazen, lampen, spiegels en tafelgerei. De cijfers zijn verzonnen voor het voorbeeld.
- Ze pakken de stalen in zes herbruikbare kisten, elk met een foto en een lijst in het deksel.
- Spiegels gaan in een eigen kist met hoekbescherming, omwikkeld met honingraatpapier, op de rand gezet.
- De afbouwkit reist mee in een zevende, kleinere doos.
- Na de eerste beurs pakken ze alles op kantoor uit, controleren elk stuk papier en vervangen ongeveer een derde ervan.
- Voor de beurs in het buitenland regelt hun expediteur het ATA-carnet, en de lijst met stalen op het carnet komt overeen met de lijsten in de kisten.
Beide reizen eindigen met elk stuk terug op de plank, en dat is het enige resultaat dat telt.
En beurzen in het buitenland?
Het inpakken verandert niet veel. De papierwinkel wel.
Voor stalen en displaymateriaal dat terugkomt, kan een ATA-carnet veel gedoe besparen. De Internationale Kamer van Koophandel omschrijft het als een internationaal douanedocument dat tijdelijke invoer van goederen zonder invoerrechten en belastingen toestaat, voor maximaal één jaar, en zegt dat het in ongeveer 80 landen en douaneterritoria wordt gebruikt. Uw lokale Kamer van Koophandel geeft het meestal af.
Voor een carnet zijn twee inpakpunten belangrijk. De genoemde goederen moeten overeenkomen met wat in de kisten zit, dus houd uw inpaklijsten precies bij. En de douane kan kisten aan de grens openen, dus pak zo in dat een ambtenaar ze kan openen en een vermoeide persoon ze weer kan sluiten.
Als de stand per zee reist, wordt vocht in de container een risico. Ons artikel over honingraatpapier voor exporteurs behandelt condensatie in containers.
Waar honingraatpapier niet genoeg is
Ik ben eerlijk. Honingraatpapier beschermt de voorwerpen binnenin een kist. Het vervangt de kist niet. Grote glasplaten, schermen en zware displaymeubels hebben echte kratten, frames of op maat gemaakte kisten nodig. Gebruik het papier binnenin die kisten, rond de kleinere stukken.
Als u zich voorbereidt op een beurs en iets wilt waar uw standteam makkelijk mee kan inpakken, stuur ons dan uw lijst met displaymateriaal via onze contactpagina. Wij stellen een rol- of velopties voor en sturen monsters, zodat u op kantoor een volledig in- en terugpakproces kunt uitproberen voordat het echt gebeurt. We vinden het veel liever dat u de hiaten op een rustige dinsdag ontdekt dan op de laatste avond van de beurs.
Vragen van kopers
Kan honingraatpapier voor meerdere beurzen worden hergebruikt?
Ja, als het droog blijft en de cellen niet worden geplet of gescheurd. Bij elk in- en uitpakken verliest het wat veerkracht, dus controleer het voor elke beurs en vervang vermoeide stukken. Ik zou voor de terugreis ook altijd een vers rolletje meenemen.
Moet ik kisten of kartonnen dozen gebruiken voor beursstalen?
Voor een eenmalige beurs zijn stevige dubbelwandige kartonnen dozen prima. Voor een stand die meerdere beurzen per jaar bezoekt, loont een herbruikbare koffer of kist, omdat karton bij elke behandeling zwakker wordt. In beide gevallen moeten de voorwerpen erin wel worden ingepakt.
Hoe verstuurt u displaymateriaal naar een beurs in het buitenland?
Via een expediteur die de logistiek van beurzen kent, bij voorkeur de officiële expediteur van de locatie. Voor stalen die terugkomen, vraagt u uw Kamer van Koophandel naar een ATA-carnet, waarmee tijdelijke invoer zonder invoerrechten in de deelnemende landen mogelijk is. Begin met de papierwinkel weken voor de beurs.
Wat moet ik op beurskisten vermelden?
Uw bedrijfsnaam, de beurs, de hal en het standnummer, het stuknummer van het totaal en een korte inhoudslijst. Verwijder eerst oude etiketten van hergebruikte kisten, zodat niets naar de locatie van vorig jaar gaat.
