Embalar itens de exposição para feiras e eventos, e trazê-los de volta para casa
Como embalar amostras e itens de exposição para feiras com papel colmeia: uma lista de embalagem com fotos, proteção reutilizável, um kit de desmontagem e a viagem de volta.
Embalar para uma feira é a parte fácil. Você tem dias para fazer isso, no seu próprio prédio, com todos os materiais à mão.
A parte difícil é a desmontagem. É a última noite da feira, todos estão cansados, a equipe do local quer os corredores livres, e suas amostras precisam voltar para as caixas em cerca de uma hora. Na minha opinião, é aí que o estoque de exposição corre mais risco, muito mais do que na ida.
Por isso, planeje a viagem de volta antes de sair. Embrulhe cada item de exposição em papel colmeia, fotografe cada caixa embalada e coloque dentro dela uma lista de embalagem, e envie um pequeno kit de desmontagem junto com o estande: um rolo curto ou uma pilha de folhas, fita de papel, uma caneta marcadora e etiquetas. Reutilize a proteção se ela estiver seca e sem rasgos. Para feiras no exterior, pesquise um ATA Carnet para as amostras.
Fabricamos papel colmeia em Jaipur. O papel não sabe se está embrulhando uma encomenda ou uma amostra de feira. O que muda numa exposição é o manuseio ao redor dele, e é disso que trata este artigo.
O que torna a embalagem para feiras diferente?
Três coisas.
- Os produtos viajam duas vezes, na ida e na volta, e às vezes seguem para uma segunda feira.
- A embalagem costuma ser feita por pessoas diferentes em cada ponta. Sua equipe embala no escritório, e quem está no estande reembala no local.
- A embalagem de retorno acontece sob pressão de tempo, num salão lotado, muitas vezes com menos material do que você tinha no início.
A embalagem de transporte comum é projetada para uma viagem. A embalagem de exposição precisa funcionar várias vezes e ser repetível por uma pessoa cansada.
Acho que esse segundo ponto é o que as pessoas mais esquecem.
Como você deve embalar cada item de exposição?
Embale como se um estranho fosse ter de reembalá-lo depois. Porque muitas vezes é exatamente isso que acontece.
- Limpe o item e remova tudo o que estiver solto: tampas, suportes, lâmpadas, peças removíveis. Embale essas peças separadamente, em um saco identificado.
- Envolva o item em papel colmeia, esticado para que as células se abram, com voltas suficientes para o seu peso. Para vidro ou cerâmica, comece os testes com duas ou três voltas.
- Dê a cada item um lugar próprio na caixa. Divisórias, insertos de espuma ou simplesmente uma sobreposição cuidadosa com papel.
- Preencha os espaços vazios para que nada se mova.
- Fotografe a caixa aberta e depois feche.
Para acabamentos brilhantes, laqueados ou de toque suave, coloque uma camada de papel de seda entre o item e o papel colmeia, para que as bordas cortadas do papel não marquem a superfície. Nossa nota sobre papel de seda intercalado com papel colmeia explica quando isso vale a pena.
Por que a foto e a lista de embalagem são tão importantes?
Porque, na desmontagem, ninguém se lembra de como as coisas foram guardadas.
Cole uma lista impressa dentro da tampa de cada caixa: o que há dentro, em qual ordem e como cada item está embrulhado. Acrescente a foto que você tirou ao embalar. A pessoa no estande então remonta a caixa a partir da imagem, em vez de adivinhar.
Eu diria que esse hábito vale mais do que qualquer material de embalagem, e eu vendo material de embalagem. Leva cerca de dez minutos por caixa.
Dá para reutilizar o papel colmeia entre as feiras?
Sim, dentro de certos limites.
O papel colmeia que foi embrulhado e desembrulhado com cuidado pode ser usado de novo. Ele perde um pouco da elasticidade a cada vez, e qualquer peça rasgada, amassada ou úmida deve ser substituída. O papel úmido, em especial, perde o amortecimento, por isso fabricamos e armazenamos nossos rolos numa fábrica com controle de umidade e embrulhamos cada um assim que sai da linha.
Ao final de uma feira, eu desembrulharia os itens com cuidado, dobraria o papel dentro da caixa junto com eles e o verificaria antes da próxima feira. Depois, acrescentaria papel novo onde as peças antigas parecessem desgastadas.
Reutilizar é bom. Reutilizar papel desgastado na sua amostra mais valiosa é economia falsa.
O que vai num kit de desmontagem?
Coloque isso numa pequena caixa identificada que viaja com o estande e só é aberta no último dia.
| Item | Por quê |
|---|---|
| Um rolo curto de papel colmeia (10 m ou 100 m) ou folhas pré-cortadas | Substitui o papel rasgado ou perdido durante a feira |
| Um dispensador manual, se você usar rolo | Mais rápido e com menos folhas rasgadas |
| Fita de papel e pistola de fita | Caixas abertas no local precisam ser fechadas novamente |
| Canetas marcadoras e etiquetas em branco | Para novas etiquetas e anotações |
| Uma cópia impressa de cada lista de embalagem e foto | Caso as que estavam dentro das caixas tenham se perdido |
| Algumas caixas planas sobressalentes | Para folhetos, brindes e coisas que você recolheu na feira |
Fabricamos folhas pré-cortadas de 390 x 500 mm, que combinam muito bem com um kit de desmontagem. Cada folha equivale a cerca de meio metro de proteção, e qualquer pessoa no estande pode usá-las sem dispensador. Nossos rolos curtos vêm em comprimentos de 10 m e 100 m, medidos na forma plana, e com o nosso corte abrem para cerca de 1,6 vez esse comprimento. Nosso guia sobre dispensadores de papel colmeia cobre as opções manuais, caso você prefira rolo.
Exemplo prático: um estande, duas feiras
Imagine uma marca de decoração que participa de duas feiras comerciais numa mesma temporada, uma no país e outra no exterior. Eles expõem 40 peças de amostra: vasos, luminárias, espelhos e louças. Os números são fictícios, apenas para o exemplo.
- Embalam as amostras em seis caixas reutilizáveis, cada uma com uma foto e uma lista dentro da tampa.
- Os espelhos vão numa caixa própria, com proteção nas quinas, embrulhados em papel colmeia e apoiados na vertical.
- O kit de desmontagem viaja numa sétima caixa, menor.
- Após a primeira feira, desembrulham tudo no escritório, verificam cada pedaço de papel e substituem cerca de um terço dele.
- Para a feira no exterior, o agente de cargas cuida do ATA Carnet, e a lista de amostras do carnet corresponde às listas dentro das caixas.
As duas viagens terminam com cada peça de volta à prateleira, que é o único resultado que importa.
E as feiras no exterior?
A embalagem não muda muito. A documentação, sim.
Para amostras e mercadorias de exposição que vão retornar, um ATA Carnet pode evitar muitos problemas. A Câmara de Comércio Internacional descreve o documento como uma ferramenta aduaneira internacional que permite a importação temporária de mercadorias livre de impostos e taxas por até um ano, e afirma que ele é usado em cerca de 80 países e territórios aduaneiros. A sua câmara de comércio local normalmente o emite.
Dois pontos de embalagem são importantes para o carnet. As mercadorias listadas devem corresponder ao que está nas caixas, então mantenha as listas de embalagem exatas. E a alfândega pode abrir as caixas na fronteira, então embale de um jeito que um fiscal consiga abrir e que uma pessoa cansada consiga fechar de novo.
Se o estande viajar por mar, a umidade dentro do contêiner se torna um risco. Nosso artigo sobre papel colmeia para exportadores trata da condensação em contêineres.
Onde o papel colmeia não é suficiente
Serei franco. O papel colmeia protege os itens dentro de uma caixa. Ele não substitui a caixa. Painéis grandes de vidro, telas e móveis de exposição pesados precisam de caixotes, molduras ou estojos próprios. Use o papel dentro deles, em volta das peças menores.
Se você está se preparando para uma feira e quer algo que a equipe do estande consiga embrulhar com facilidade, envie a lista dos seus itens de exposição pela nossa página de contato. Vamos sugerir uma opção de rolo ou de folhas e enviar amostras, para que você possa testar um ciclo completo de embalar e reembalar no escritório antes da feira de verdade. Preferimos que você encontre as falhas numa terça-feira tranquila do que na última noite da feira.
Perguntas dos compradores
O papel colmeia pode ser reutilizado em várias feiras?
Sim, desde que permaneça seco e as células não estejam amassadas ou rasgadas. Ele perde um pouco da elasticidade a cada vez que é enrolado e desenrolado, então verifique antes de cada feira e substitua as peças desgastadas. Eu sempre recomendo levar também um rolo novo para a viagem de volta.
Devo usar caixotes ou caixas de papelão para as amostras de exposição?
Para uma feira pontual, caixas de papelão de dupla parede e boa resistência são adequadas. Para um estande que viaja para várias feiras por ano, uma caixa ou caixote reutilizável compensa, porque as caixas de papelão perdem resistência a cada manuseio. Em qualquer caso, os itens internos ainda precisam ser embrulhados.
Como enviar itens de exposição para uma feira no exterior?
Por meio de um agente de cargas que conheça a logística de feiras, de preferência o agente oficial do local do evento. Para amostras que vão retornar, consulte sua câmara de comércio sobre um ATA Carnet, que permite a importação temporária sem impostos de mercadorias nos países membros. Comece a documentação com semanas de antecedência à feira.
O que devo identificar nas caixas de exposição?
O nome da sua empresa, a feira, o pavilhão e o número do estande, o número da peça em relação ao total e uma lista resumida do conteúdo. Remova primeiro as etiquetas antigas das caixas reutilizadas, para que nada seja enviado ao local do ano passado.
