Imballare gli articoli espositivi per fiere ed eventi, e riportarli a casa
Come imballare campioni e articoli da esposizione con la carta a nido d'ape: una lista di imballaggio con foto, involucro riutilizzabile, un kit per lo smontaggio e il viaggio di ritorno.
Imballare per una fiera è la parte facile. Avete giorni di tempo, nel vostro stabilimento, con tutti i materiali a portata di mano.
La parte difficile è lo smontaggio. È l'ultima sera della fiera, tutti sono stanchi, il personale del quartiere vuole i corridoi liberi e i campioni espositivi devono tornare nelle casse in circa un'ora. A mio parere è in questo momento che la merce esposta è più a rischio, molto più che nel viaggio di andata.
Per questo pianificate il viaggio di ritorno prima di partire. Avvolgete ogni articolo espositivo nella carta a nido d'ape, fotografate ogni cassa imballata e inserite al suo interno una lista di imballaggio, e portate con lo stand un piccolo kit per lo smontaggio: un rotolo corto o una pila di fogli, nastro di carta, un pennarello ed etichette. Riutilizzate l'involucro se è asciutto e non strappato. Per le fiere all'estero, informatevi sul Carnet ATA per i campioni.
Produciamo carta a nido d'ape a Jaipur. La carta non sa se sta avvolgendo un pacco o un campione espositivo. Ciò che cambia in fiera è la movimentazione intorno ad essa, ed è di questo che parla questo articolo.
Che cosa rende diverso l'imballaggio per le fiere?
Tre cose.
- La merce viaggia due volte, all'andata e al ritorno, e a volte prosegue verso una seconda fiera.
- L'imballaggio è spesso fatto da persone diverse nei due luoghi. Il vostro team imballa in ufficio, e chi è allo stand reimballa in fiera.
- L'imballaggio di ritorno avviene sotto pressione di tempo, in una sala affollata, spesso con meno materiale di quello con cui si era partiti.
L'imballaggio per le spedizioni normali è progettato per un solo viaggio. L'imballaggio per le fiere deve funzionare più volte ed essere ripetibile da una persona stanca.
Credo che il secondo punto sia quello che la gente dimentica più spesso.
Come imballare ogni articolo espositivo?
Imballatelo come se un estraneo dovesse rimballarlo più tardi. Perché spesso è proprio così.
- Pulite l'articolo e rimuovete tutto ciò che è sciolto: tappi, supporti, lampadine, parti rimovibili. Imballateli separatamente in un sacchetto etichettato.
- Avvolgete l'articolo nella carta a nido d'ape, tesa in modo che le celle si aprano, con giri sufficienti per il suo peso. Per vetro o ceramica, iniziate le prove con due o tre giri.
- Assegnate a ogni articolo un posto preciso nella cassa. Divisori, inserti in schiuma o semplicemente una stratificazione accurata con la carta.
- Riempite gli spazi vuoti, in modo che nulla si muova.
- Fotografate la cassa aperta, poi chiudetela.
Per finiture lucide, laccate o soft-touch, interponete un foglio di velina tra l'articolo e il nido d'ape, così i bordi tagliati della carta non segnano la superficie. Il nostro approfondimento su velina interfogli con la carta a nido d'ape spiega quando ne vale la pena.
Perché la foto e la lista di imballaggio sono così importanti?
Perché allo smontaggio nessuno ricorda come era stato sistemato tutto.
Fissate una lista stampata all'interno del coperchio di ogni cassa: che cosa contiene, in quale ordine e come è avvolto ciascun articolo. Aggiungete la foto scattata durante l'imballaggio. La persona allo stand ricostruisce così la cassa guardando l'immagine, invece di indovinare.
Direi che questa sola abitudine vale più di qualsiasi materiale di imballaggio, e io vendo materiale di imballaggio. Richiede circa dieci minuti per cassa.
È possibile riutilizzare la carta a nido d'ape tra una fiera e l'altra?
Sì, entro certi limiti.
La carta a nido d'ape che è stata avvolta e svolta con cura può essere riutilizzata. Ad ogni uso perde un po' di elasticità, e qualsiasi pezzo strappato, schiacciato o umido va sostituito. La carta umida in particolare perde la sua capacità di ammortizzare, ed è per questo che produciamo e conserviamo i nostri rotoli in uno stabilimento con controllo dell'umidità, avvolgendo ciascun rotolo appena esce dalla linea.
Alla fine di una fiera, vi consiglio di estrarre gli articoli con delicatezza, di ripiegare la carta nella cassa insieme a loro e di controllarla prima della fiera successiva. Poi aggiungete carta nuova dove i pezzi vecchi sembrano usurati.
Riutilizzare è positivo. Riutilizzare carta usurata sul vostro campione più prezioso è un falso risparmio.
Che cosa contiene un kit per lo smontaggio?
Mettete questi elementi in una piccola scatola etichettata che viaggia con lo stand e che non va aperta fino all'ultimo giorno.
| Elemento | Perché |
|---|---|
| Un rotolo corto di carta a nido d'ape (10 m o 100 m) o fogli pretagliati | Sostituisce la carta strappata o persa durante la fiera |
| Un dispenser manuale, se usate il rotolo | Più rapido e con meno fogli strappati |
| Nastro di carta e pistola per nastro | Le casse aperte in fiera vanno richiuse |
| Pennarelli ed etichette bianche | Per nuove etichette e annotazioni |
| Una copia stampata di ogni lista di imballaggio e foto | Nel caso in cui quelle all'interno delle casse vadano perse |
| Alcuni scatoloni piatti di riserva | Per depliant, omaggi e per ciò che raccogliete alla fiera |
Produciamo fogli pretagliati da 390 x 500 mm, che si adattano bene a un kit per lo smontaggio. Ciascuno corrisponde a circa mezzo metro di involucro, e chiunque sia allo stand può usarli senza alcun dispenser. I nostri rotoli corti sono disponibili nelle lunghezze da 10 m e 100 m, misurati piatti, e con il nostro taglio si aprono a circa 1,6 volte quella lunghezza. La nostra guida ai dispenser per la carta a nido d'ape illustra le opzioni manuali se preferite il rotolo.
Esempio pratico: uno stand, due fiere
Immaginate un marchio di arredamento per la casa che partecipa a due fiere nella stessa stagione, una in patria e una all'estero. Presenta 40 campioni: vasi, lampade, specchi e stoviglie. I dati sono inventati a scopo di esempio.
- Imballano i campioni in sei casse riutilizzabili, ciascuna con una foto e una lista all'interno del coperchio.
- Gli specchi vanno in una cassa a parte con protezioni agli angoli, avvolti nella carta a nido d'ape e in piedi di taglio.
- Il kit per lo smontaggio viaggia in una settima scatola, più piccola.
- Dopo la prima fiera, svuotano tutto in ufficio, controllano ogni foglio di carta e ne sostituiscono circa un terzo.
- Per la fiera all'estero, il loro spedizioniere si occupa del Carnet ATA, e l'elenco dei campioni nel carnet corrisponde alle liste nelle casse.
Entrambi i viaggi si concludono con ogni pezzo tornato sullo scaffale, che è l'unico risultato che conta.
E le fiere all'estero?
L'imballaggio non cambia molto. Cambia la documentazione.
Per i campioni e la merce espositiva che torneranno indietro, un Carnet ATA può far risparmiare molti problemi. La Camera di Commercio Internazionale lo descrive come un documento doganale internazionale che consente l'importazione temporanea di merci in franchigia da dazi e imposte per un anno, e precisa che viene utilizzato in circa 80 Paesi e territori doganali. Di solito è la vostra camera di commercio locale a rilasciarlo.
Per un carnet contano due aspetti legati all'imballaggio. La merce elencata deve corrispondere a quella presente nelle casse, quindi tenete le liste di imballaggio precise. Inoltre la dogana può aprire le casse alla frontiera, quindi imballate in modo che un funzionario possa aprirle e una persona stanca possa richiuderle.
Se lo stand viaggia via mare, l'umidità nel container diventa un rischio. Il nostro articolo sulla carta a nido d'ape per gli esportatori tratta la condensa nei container.
Quando la carta a nido d'ape non basta
Sono onesto: la carta a nido d'ape protegge gli articoli all'interno di una cassa. Non sostituisce la cassa. Grandi pannelli di vetro, schermi e arredi espositivi pesanti richiedono casse, telai o contenitori adeguati su misura. Usate la carta al loro interno, intorno ai pezzi più piccoli.
Se state preparando una fiera e volete qualcosa che il vostro team allo stand possa avvolgere con facilità, inviateci l'elenco degli articoli espositivi tramite la nostra pagina contatti. Vi suggeriremo un'opzione tra rotolo o fogli e vi invieremo dei campioni, così potrete provare un intero ciclo di imballaggio e reimballaggio in ufficio prima dell'evento vero. Preferiamo di gran lunga che troviate le lacune in un tranquillo martedì piuttosto che all'ultima sera della fiera.
Domande degli acquirenti
La carta a nido d'ape può essere riutilizzata per più fiere?
Sì, se resta asciutta e le celle non sono schiacciate o strappate. Ad ogni avvolgimento e svolgimento perde un po' di elasticità, quindi controllatela prima di ogni fiera e sostituite i pezzi usurati. In ogni caso vi consiglio di portare un rotolo nuovo anche per il viaggio di ritorno.
Per i campioni da esposizione conviene usare casse o scatoloni di cartone?
Per una fiera isolata vanno bene scatoloni robusti a doppia parete. Per uno stand che viaggia verso più fiere all'anno, una cassa o un contenitore riutilizzabile si ripaga, perché lo scatolone si indebolisce ogni volta che viene maneggiato. In entrambi i casi gli oggetti all'interno vanno comunque protetti con l'involucro.
Come spedire gli articoli espositivi a una fiera all'estero?
Tramite uno spedizioniere che conosca la logistica fieristica, idealmente quello ufficiale del quartiere fieristico. Per i campioni che torneranno indietro, chiedete alla vostra camera di commercio informazioni sul Carnet ATA, che consente l'importazione temporanea in franchigia doganale nei Paesi aderenti. Avviate le pratiche con settimane di anticipo rispetto alla fiera.
Cosa riportare sulle etichette delle casse espositive?
Il nome della vostra azienda, la fiera, il padiglione e il numero dello stand, il numero del collo sul totale e un breve elenco del contenuto. Prima di riutilizzare le casse, rimuovete le etichette vecchie, così nulla finisce nel quartiere fieristico dell'anno precedente.
