Emballer les articles d'exposition pour les salons et événements, et les rapporter

Emballer pour un salon, c'est la partie facile. Vous disposez de plusieurs jours, dans vos propres locaux, avec tout votre matériel sous la main.

La partie difficile, c'est le démontage. C'est le dernier soir du salon, tout le monde est fatigué, le personnel du hall veut des allées dégagées, et vos échantillons d'exposition doivent retourner dans leurs caisses en une heure environ. À mon avis, c'est à ce moment que le stock d'exposition est le plus exposé, bien plus qu'à l'aller.

Préparez donc le retour avant de partir. Emballez chaque article d'exposition dans du papier nid d'abeille, photographiez chaque caisse emballée et glissez-y une liste d'emballage, puis joignez au stand un petit kit de démontage : un petit rouleau ou une pile de feuilles, du ruban adhésif papier, un marqueur et des étiquettes. Réutilisez l'emballage s'il est sec et non déchiré. Pour les salons à l'étranger, renseignez-vous sur un carnet ATA pour les échantillons.

Nous fabriquons du papier nid d'abeille à Jaipur. Le papier ne sait pas s'il enveloppe un colis ou un échantillon de salon. Ce qui change lors d'une exposition, c'est la manipulation autour de lui, et c'est de cela que traite cet article.

Qu'est-ce qui différencie l'emballage pour salon ?

Trois choses.

1. Les marchandises voyagent deux fois, à l'aller et au retour, et parfois jusqu'à un second salon.
2. L'emballage est souvent confié à des personnes différentes à chaque extrémité. Votre équipe emballe au bureau, et la personne présente sur le stand réemballe sur le lieu du salon.
3. Le réemballage du retour se fait sous pression de temps, dans un hall bondé, souvent avec moins de matériel qu'au départ.

Un emballage d'expédition classique est conçu pour un seul trajet. Un emballage d'exposition doit tenir plusieurs fois et pouvoir être refait par une personne fatiguée.

Je pense que ce second point est celui que l'on oublie le plus souvent.

Comment emballer chaque article d'exposition ?

Emballez-le comme si quelqu'un d'autre devait le réemballer plus tard. Car c'est souvent le cas.

1. Nettoyez l'article et retirez tout élément mobile : capuchons, supports, ampoules, pièces amovibles. Rangez-les séparément dans un sachet étiqueté.
2. Enveloppez l'article dans du papier nid d'abeille, étiré pour que les alvéoles s'ouvrent, avec assez de tours pour son poids. Pour le verre ou la céramique, commencez vos essais à deux ou trois tours.
3. Donnez à chaque article sa place dans la caisse. Séparateurs, inserts en mousse ou simple superposition soignée avec du papier.
4. Comblez les vides pour que rien ne bouge.
5. Photographiez la caisse ouverte, puis refermez-la.

Pour les finitions brillantes, laquées ou au toucher doux, placez une couche de papier de soie entre l'article et le nid d'abeille, afin que les bords coupés du papier ne marquent pas la surface. Notre article sur l'intercalaire de papier de soie avec le papier nid d'abeille explique quand cela en vaut la peine.

Pourquoi la photo et la liste d'emballage comptent-elles autant ?

Parce qu'au démontage, personne ne se souvient de la façon dont tout était rangé.

Collez une liste imprimée à l'intérieur du couvercle de chaque caisse : ce qu'elle contient, dans quel ordre, et comment chaque article est emballé. Ajoutez la photo prise au moment de l'emballage. La personne sur le stand reconstitue alors la caisse à partir de l'image, au lieu de deviner.

Je dirais que cette simple habitude vaut plus que n'importe quel matériel d'emballage, et je vends du matériel d'emballage. Elle prend une dizaine de minutes par caisse.

Peut-on réutiliser le papier nid d'abeille entre deux salons ?

Oui, dans certaines limites.

Le papier nid d'abeille enveloppé puis déballé avec soin peut resservir. Il perd cependant un peu d'élasticité à chaque fois, et tout morceau déchiré, écrasé à plat ou humide doit être remplacé. Le papier humide perd particulièrement son pouvoir amortissant, c'est pourquoi nous fabriquons et stockons nos rouleaux dans une usine à humidité contrôlée, et emballons chacun dès sa sortie de ligne.

En fin de salon, je déballerais les articles avec délicatesse, replierais le papier dans la caisse avec eux, et le vérifierais avant le salon suivant. Ajoutez ensuite du papier neuf là où les anciens morceaux semblent fatigués.

La réutilisation est une bonne chose. Réutiliser un papier fatigué pour votre échantillon le plus précieux est une fausse économie.

Que met-on dans un kit de démontage ?

Rangez-le dans une petite boîte étiquetée qui voyage avec le stand et n'est ouverte que le dernier jour.

Nous fabriquons des feuilles prédécoupées de 390 x 500 mm, qui conviennent très bien à un kit de démontage. Chacune représente environ un demi-mètre d'emballage, et toute personne du stand peut les utiliser sans dévidoir. Nos petits rouleaux sont disponibles en longueurs de 10 m et 100 m, mesurées à plat, et une fois découpés, ils se déploient à environ 1,6 fois cette longueur. Notre guide sur les dévidoirs pour papier nid d'abeille présente les options manuelles si vous préférez un rouleau.

Exemple concret : un stand, deux salons

Imaginez une marque de décoration d'intérieur qui tient un stand dans deux salons professionnels la même saison, l'un en France et l'autre à l'étranger. Elle présente 40 pièces d'échantillon : vases, lampes, miroirs et vaisselle. Les chiffres sont fictifs, à titre d'exemple.

1. Elle emballe les échantillons dans six caisses réutilisables, chacune avec une photo et une liste à l'intérieur du couvercle.
2. Les miroirs vont dans leur propre caisse, avec protection d'angles, enveloppés de papier nid d'abeille, posés sur la tranche.
3. Le kit de démontage voyage dans une septième boîte, plus petite.
4. Après le premier salon, elle déballe tout au bureau, vérifie chaque morceau de papier et remplace environ un tiers du stock.
5. Pour le salon à l'étranger, leur transitaire prend en charge le carnet ATA, et la liste des échantillons du carnet correspond aux listes des caisses.

Les deux trajets se terminent avec chaque pièce de retour sur l'étagère, seul résultat qui compte vraiment.

Et pour les salons à l'étranger ?

L'emballage change peu. Ce sont les formalités qui changent.

Pour les échantillons et articles d'exposition qui doivent revenir, un carnet ATA peut vous éviter bien des ennuis. La Chambre de commerce internationale le décrit comme un document douanier international permettant l'importation temporaire en franchise de droits et de taxes de marchandises pour une durée allant jusqu'à un an, utilisé dans environ 80 pays et territoires douaniers. Votre chambre de commerce locale le délivre en général.

Deux points d'emballage comptent pour un carnet. Les marchandises déclarées doivent correspondre à ce qui se trouve dans les caisses, donc tenez vos listes d'emballage précises. Et la douane peut ouvrir les caisses à la frontière, donc emballez de façon qu'un agent puisse les ouvrir et qu'une personne fatiguée puisse les refermer.

Si le stand voyage par mer, l'humidité dans le conteneur devient un risque. Notre article sur le papier nid d'abeille pour les exportateurs traite de la condensation en conteneur.

Quand le papier nid d'abeille ne suffit pas

Soyons francs. Le papier nid d'abeille protège les articles à l'intérieur d'une caisse. Il ne remplace pas la caisse. Les grands panneaux de verre, les écrans et le mobilier d'exposition lourd exigent de vraies caisses, châssis ou coffres spécifiques. Utilisez le papier à l'intérieur de ceux-ci, autour des petites pièces.

Si vous préparez un salon et souhaitez une solution que votre équipe de stand peut emballer facilement, envoyez-nous votre liste d'articles d'exposition via notre page de contact. Nous vous proposerons une option en rouleau ou en feuilles et vous enverrons des échantillons, afin que vous puissiez tester un emballage et un réemballage complets au bureau avant le vrai départ. Nous préférons de loin que vous repériez les failles un mardi calme plutôt que le dernier soir du salon.