전시회 및 행사용 디스플레이 제품 포장과 귀환 운송

전시회 짐 싸기는 쉬운 쪽에 속합니다. 자사 건물에서, 필요한 자재를 모두 주변에 두고, 며칠이라는 여유를 갖고 하니까요.

어려운 쪽은 철거입니다. 전시 마지막 날 저녁이고, 모두가 지쳐 있고, 홀 직원들은 통로를 비워 달라고 하고, 디스플레이 샘플은 약 한 시간 안에 케이스로 되돌아가야 합니다. 제 생각에 디스플레이 재고가 가장 큰 위험에 놓이는 순간이 바로 이때이며, 출발할 때보다 훨씬 더 그렇습니다.

그러니 떠나기 전에 귀환 운송을 미리 계획하십시오. 각 디스플레이 제품을 벌집 포장지로 감싸고, 포장된 모든 상자를 촬영하여 안에 포장 목록을 넣고, 부스와 함께 작은 철거 키트를 보내십시오. 짧은 롤이나 여러 장의 시트, 종이 테이프, 마커, 라벨이 들어갑니다. 포장지가 건조하고 찢어지지 않았다면 재사용하십시오. 해외 전시라면 샘플을 위해 ATA 카르네를 알아보십시오.

저희는 자이푸르에서 벌집 포장지를 만듭니다. 종이는 소포를 감싸고 있는지, 전시 샘플을 감싸고 있는지 구분하지 않습니다. 전시회에서 달라지는 것은 그 주변의 취급 방식이며, 이 글이 다루는 내용이 바로 그것입니다.

전시회 포장은 무엇이 다른가요?

세 가지입니다.

1. 제품이 가는 편과 오는 편, 두 번 이동하며, 때로는 두 번째 전시회로 이어지기도 합니다.
2. 포장을 하는 사람이 양쪽 끝에서 자주 다릅니다. 귀사 팀은 사무실에서 포장하고, 부스에 있는 사람이 현장에서 다시 포장합니다.
3. 귀환 포장은 붐비는 전시장에서 시간에 쫓기며, 처음보다 적은 자재로 이루어지는 경우가 많습니다.

일반 배송 포장은 한 번의 이동을 전제로 설계됩니다. 전시회 포장은 여러 번 작동해야 하고, 지친 사람도 똑같이 해낼 수 있어야 합니다.

저는 사람들이 두 번째 지점을 자주 잊는다고 생각합니다.

각 디스플레이 제품은 어떻게 포장해야 하나요?

나중에 낯선 사람이 다시 포장해야 한다고 생각하고 싸십시오. 실제로 자주 그렇게 되니까요.

1. 제품을 닦고 헐거운 부품을 모두 분리하십시오. 캡, 받침대, 전구, 탈착 부품 등은 라벨을 붙인 봉투에 따로 담으십시오.
2. 포장지를 펴서 셀이 열리도록 한 뒤, 제품 무게에 맞게 충분히 감싸십시오. 유리나 도자기라면 두세 바퀴부터 시험해 보십시오.
3. 케이스 안에서 각 제품마다 자리를 정하십시오. 칸막이, 폼 인서트, 또는 종이를 이용한 신중한 층쌓기를 활용하십시오.
4. 틈을 채워 아무것도 움직이지 않게 하십시오.
5. 열린 상태의 케이스를 촬영한 뒤 닫으십시오.

광택, 래커 또는 소프트터치 마감 제품이라면 제품과 벌집 포장지 사이에 티슈 층을 넣어, 종이의 절단면이 표면에 자국을 남기지 않도록 하십시오. 벌집 포장지와 티슈 인터리프에 관한 저희 설명에서 언제 이것이 필요한지 확인할 수 있습니다.

사진과 포장 목록이 왜 그렇게 중요한가요?

철거할 때는 아무도 처음에 어떻게 넣었는지 기억하지 못하기 때문입니다.

각 케이스의 뚜껑 안쪽에 인쇄한 목록을 붙이십시오. 안에 무엇이 어떤 순서로 들어 있는지, 각 제품을 어떻게 감쌌는지 적으십시오. 포장할 때 찍은 사진도 함께 붙이십시오. 그러면 부스의 담당자가 추측하지 않고 사진을 보고 케이스를 다시 채울 수 있습니다.

이 한 가지 습관이 어떤 포장 자재보다 가치가 있다고 생각합니다. 저는 포장 자재를 팔면서도 이렇게 말합니다. 케이스당 약 10분이면 충분합니다.

전시회 사이에 벌집 포장지를 재사용할 수 있나요?

네, 한도 내에서는 가능합니다.

감고 풀기를 조심스럽게 한 벌집 포장지는 다시 쓸 수 있습니다. 다만 매번 탄성이 조금씩 줄어들므로, 찢어졌거나 눌려 납작해졌거나 습기를 먹은 조각은 교체해야 합니다. 특히 습기를 먹은 종이는 완충력을 잃기 쉬우므로, 저희도 습도를 관리하는 공장에서 롤을 만들고 보관하며, 생산 라인에서 나오는 대로 각 롤을 포장합니다.

전시가 끝나면 저는 제품을 조심스럽게 풀고, 종이를 접어 제품과 함께 케이스에 넣은 뒤, 다음 전시회 전에 점검하라고 권합니다. 그리고 낡아 보이는 부분에는 새 종이를 추가하십시오.

재사용은 좋습니다. 다만 가장 중요한 샘플에 지친 종이를 다시 쓰는 것은 잘못된 절약입니다.

철거 키트에는 무엇을 넣나요?

부스와 함께 이동하고 마지막 날까지 열지 않을 작은 라벨 상자에 넣으십시오.

저희는 390 x 500 mm 미리 자른 시트를 만들며, 철거 키트에 잘 맞습니다. 시트 한 장은 약 0.5 m 분량의 포장지에 해당하며, 디스펜서 없이도 부스의 누구나 사용할 수 있습니다. 짧은 롤은 10 m와 100 m 길이로 제공되며, 평평한 상태로 측정하고 절단하면 펼쳤을 때 약 1.6배 길이가 됩니다. 롤을 선호하신다면 벌집 포장지 디스펜서 가이드에서 손으로 쓰는 옵션을 확인하십시오.

실제 사례: 부스 하나, 전시회 두 곳

한 시즌에 두 곳의 무역박람회에 부스를 내는 홈데코 브랜드를 떠올려 보십시오. 한 곳은 국내, 다른 한 곳은 해외입니다. 꽃병, 조명, 거울, 식기 등 샘플 40점을 선보입니다. 아래 수치는 예시를 위해 가정한 것입니다.

1. 샘플을 재사용 가능한 케이스 여섯 개에 나눠 담고, 각 뚜껑 안에 사진과 목록을 넣습니다.
2. 거울은 모서리 보호재와 함께 벌집 포장지로 감싸 별도 케이스에 세워 넣습니다.
3. 철거 키트는 일곱 번째의 작은 상자에 넣어 함께 이동합니다.
4. 첫 전시회 후 사무실에서 모든 것을 풀고, 종이 상태를 하나하나 점검하여 약 3분의 1을 교체합니다.
5. 해외 전시회를 위해서는 포워더가 ATA 카르네를 처리하고, 카르네에 기재된 샘플 목록이 케이스 안의 목록과 일치하도록 합니다.

두 번의 이동 모두 모든 제품이 진열대로 돌아오는 결과로 끝나며, 그것이 유일하게 중요한 결과입니다.

해외 전시회는 어떤가요?

포장 방식은 크게 달라지지 않습니다. 달라지는 것은 서류 절차입니다.

다시 가져올 샘플과 디스플레이 제품이라면, ATA 카르네가 많은 번거로움을 덜어 줄 수 있습니다. 국제상공회의소(ICC)는 이를 최대 1년 동안 상품의 일시적 무관세·무세 반입을 허용하는 국제 통관 문서라고 설명하며, 약 80개 국가 및 관세 지역에서 사용된다고 밝히고 있습니다. 보통 지역 상공회의소에서 발급받을 수 있습니다.

카르네와 관련해 포장에서 두 가지가 중요합니다. 기재된 상품은 케이스 안의 내용과 정확히 일치해야 하므로 포장 목록을 정확하게 유지하십시오. 또한 세관은 국경에서 케이스를 열어 볼 수 있으니, 세관원이 열 수 있고 지친 사람도 다시 닫을 수 있는 방식으로 포장하십시오.

제품을 해상으로 운송한다면, 컨테이너 안의 습기가 위험 요소가 됩니다. 수출업자를 위한 벌집 포장지 글에서 컨테이너 결로를 다루고 있습니다.

벌집 포장지만으로는 부족한 경우

솔직히 말씀드리면, 벌집 포장지는 케이스 안의 제품을 보호하지만 케이스를 대신하지는 못합니다. 대형 유리 패널, 스크린, 무거운 디스플레이 가구에는 적절한 크레이트, 프레임 또는 맞춤 케이스가 필요합니다. 포장지는 그 안에서, 작은 제품 주변에 사용하십시오.

전시회를 준비 중이고 부스 팀이 쉽게 포장할 수 있는 자재를 원하신다면, 문의 페이지를 통해 디스플레이 제품 목록을 보내 주십시오. 롤 또는 시트 옵션을 제안하고 샘플을 보내 드리겠습니다. 그러면 실제 전시 전에 사무실에서 전체 포장과 재포장을 시험해 볼 수 있습니다. 전시 마지막 날 밤이 아니라, 한가한 화요일에 빈틈을 찾아내시기를 바랍니다.