Ausstellungsexponate verpacken und sicher wieder nach Hause bringen

Ausstellungsexponate zu verpacken ist der einfache Teil. Dafür haben Sie Tage Zeit, im eigenen Haus und mit allem Material in Reichweite.

Der schwierige Teil ist der Abbau. Es ist der letzte Abend der Messe, alle sind müde, das Hallenpersonal möchte die Gänge frei haben, und Ihre Mustergegenstände müssen innerhalb von etwa einer Stunde zurück in die Kisten. Meiner Ansicht nach sind die Ausstellungsexponate genau hier am stärksten gefährdet, deutlich mehr als auf dem Hinweg.

Planen Sie daher den Rücktransport schon vor der Abreise. Verpacken Sie jeden Ausstellungsgegenstand in Wabenpapier, fotografieren Sie jede verpackte Kiste und legen Sie eine Packliste hinein. Geben Sie außerdem ein kleines Abbau-Kit mit an den Stand: eine kurze Rolle oder einen Stapel Bögen, Papierklebeband, einen Marker und Etiketten. Verwenden Sie das Verpackungsmaterial erneut, sofern es trocken und unbeschädigt ist. Bei Messen im Ausland sollten Sie für die Muster ein ATA-Carnet prüfen.

Wir stellen Wabenpapier in Jaipur her. Das Papier unterscheidet nicht, ob es ein Paket oder ein Messemuster umhüllt. Auf einer Messe ändert sich jedoch der Umgang damit, und darum geht es in diesem Artikel.

Was unterscheidet das Verpacken für Messen?

Drei Dinge.

1. Die Ware reist zweimal, hin und zurück, manchmal sogar zu einer zweiten Messe weiter.
2. Das Verpacken erledigen oft verschiedene Personen an beiden Enden. Ihr Team packt im Büro, und wer am Stand steht, packt am Messeort wieder um.
3. Der Rückpack erfolgt unter Zeitdruck, in einer vollen Halle und oft mit weniger Material als beim Start.

Normale Versandverpackungen sind für eine einzige Fahrt ausgelegt. Verpackungen für Messen müssen mehrfach funktionieren und von einer erschöpften Person wiederholbar sein.

Ich finde, dass genau dieser zweite Punkt oft vergessen wird.

Wie sollten Sie jedes Ausstellungsstück verpacken?

Verpacken Sie es so, als müsste es später eine fremde Person wieder einpacken. Denn oft ist es genau das, was passiert.

1. Reinigen Sie das Stück und entfernen Sie alles Lose: Kappen, Ständer, Leuchtmittel, herausnehmbare Teile. Verpacken Sie diese separat in einem beschrifteten Beutel.
2. Wickeln Sie das Stück in Wabenpapier, gedehnt, damit sich die Waben öffnen, und mit genügend Lagen für sein Gewicht. Bei Glas oder Keramik beginnen Sie mit zwei bis drei Lagen.
3. Geben Sie jedem Stück seinen festen Platz in der Kiste. Trennwände, Schaumstoffeinlagen oder einfach sorgfältiges Schichten mit Papier.
4. Füllen Sie die Zwischenräume, damit nichts verrutschen kann.
5. Fotografieren Sie die geöffnete Kiste und schließen Sie sie danach.

Bei glänzenden, lackierten oder softtouch-beschichteten Oberflächen legen Sie eine Seidenpapierlage zwischen Stück und Wabenpapier. So hinterlassen die Schnittkanten des Papiers keine Spuren auf der Oberfläche. Unser Hinweis zur Seidenpapier-Zwischenlage mit Wabenpapier erklärt, wann sich das lohnt.

Warum sind Foto und Packliste so wichtig?

Weil sich beim Abbau niemand mehr daran erinnert, wie alles eingepackt wurde.

Kleben Sie eine ausgedruckte Liste innen auf den Deckel jeder Kiste: Was ist darin, in welcher Reihenfolge und wie ist jedes Stück verpackt. Legen Sie das Foto dazu, das Sie beim Verpacken gemacht haben. Die Person am Stand baut die Kiste dann anhand des Bildes wieder auf, statt zu raten.

Ich würde sagen, diese eine Gewohnheit ist mehr wert als jedes Verpackungsmaterial, und ich verkaufe Verpackungsmaterial. Sie kostet etwa zehn Minuten pro Kiste.

Kann man Wabenpapier zwischen Messen wiederverwenden?

Ja, in Grenzen.

Wabenpapier, das vorsichtig ein- und ausgewickelt wurde, lässt sich erneut verwenden. Es verliert jedoch bei jedem Mal etwas an Spannkraft. Jedes Stück, das eingerissen, flachgedrückt oder feucht ist, sollte ersetzt werden. Feuchtes Papier verliert besonders schnell seine Polsterwirkung. Deshalb produzieren und lagern wir unsere Rollen in einer feuchtigkeitskontrollierten Anlage und wickeln jede Rolle direkt nach der Fertigung.

Am Ende einer Messe würde ich die Exponate vorsichtig auspacken, das Papier mit den Stücken zusammen in die Kiste legen und vor der nächsten Messe prüfen. Ergänzen Sie dann frisches Papier überall dort, wo die alten Stücke abgenutzt aussehen.

Wiederverwenden ist sinnvoll. Abgenutztes Papier beim wertvollsten Muster einzusetzen, ist jedoch eine falsche Sparsamkeit.

Was gehört in ein Abbau-Kit?

Packen Sie dies in eine kleine, beschriftete Box, die mit dem Stand reist und erst am letzten Tag geöffnet wird.

Wir stellen vorgeschnittene Bögen mit 390 x 500 mm her, und diese eignen sich gut für ein Abbau-Kit. Jeder Bogen entspricht etwa einem halben Meter Verpackungsmaterial, und jeder am Stand kann sie ohne Abroller verwenden. Unsere kurzen Rollen gibt es in den Längen 10 m und 100 m, gemessen im flachen Zustand. Nach dem Schneiden entfalten sie sich auf etwa das 1,6-Fache dieser Länge. Unser Ratgeber zu Wabenpapier-Abrollern stellt die handgehaltenen Optionen vor, falls Sie lieber mit einer Rolle arbeiten möchten.

Praxisbeispiel: ein Stand, zwei Messen

Stellen Sie sich eine Marke für Wohnaccessoires vor, die in einer Saison an zwei Fachmessen teilnimmt, eine im Inland und eine im Ausland. Sie zeigen 40 Mustergegenstände: Vasen, Lampen, Spiegel und Tafelgeschirr. Die Zahlen sind für dieses Beispiel erfunden.

1. Die Muster werden in sechs wiederverwendbare Kisten gepackt, jede mit einem Foto und einer Liste innen auf dem Deckel.
2. Spiegel kommen in eine eigene Kiste mit Eckenschutz, in Wabenpapier eingewickelt und hochkant stehend.
3. Das Abbau-Kit reist in einer siebten, kleineren Box mit.
4. Nach der ersten Messe packen sie im Büro alles aus, prüfen jedes Stück Papier und ersetzen etwa ein Drittel davon.
5. Für die Messe im Ausland kümmert sich der Spediteur um das ATA-Carnet, und die Musterliste im Carnet stimmt mit den Listen in den Kisten überein.

Beide Reisen enden damit, dass jedes Stück wieder im Regal steht, und nur das zählt.

Was gilt für Messen im Ausland?

Das Verpacken ändert sich kaum. Der Papierkram dagegen schon.

Für Muster und Ausstellungsware, die zurückkommen sollen, kann ein ATA-Carnet viel Ärger ersparen. Die Internationale Handelskammer beschreibt es als internationales Zolldokument, das die vorübergehende zoll- und steuerfreie Einfuhr von Waren für bis zu einem Jahr erlaubt, und gibt an, dass es in rund 80 Ländern und Zollgebieten verwendet wird. Ihre örtliche Industrie- und Handelskammer stellt es in der Regel aus.

Für ein Carnet sind zwei Punkte beim Verpacken wichtig. Die aufgeführten Waren müssen mit dem Inhalt der Kisten übereinstimmen, halten Sie Ihre Packlisten deshalb genau. Außerdem können Zollbeamte Kisten an der Grenze öffnen. Verpacken Sie so, dass ein Beamter sie öffnen und eine müde Person sie wieder schließen kann.

Wenn der Stand per Seefracht reist, wird Feuchtigkeit im Container zum Risiko. Unser Artikel zu Wabenpapier für Exporteure behandelt die Kondensation im Container.

Wo Wabenpapier nicht ausreicht

Ich möchte ehrlich sein. Wabenpapier schützt die Exponate in der Kiste. Es ersetzt aber nicht die Kiste. Große Glasscheiben, Bildschirme und schwere Messemöbel brauchen richtige Transportkisten, Rahmen oder eigens angefertigte Behälter. Verwenden Sie das Papier darin, um die kleineren Teile herum.

Wenn Sie sich auf eine Messe vorbereiten und etwas suchen, das Ihr Standteam leicht verpacken kann, schicken Sie uns Ihre Liste der Ausstellungsstücke über unsere Kontaktseite. Wir schlagen Ihnen eine Rollen- oder Bogenlösung vor und senden Muster, damit Sie das komplette Ein- und Auspacken im Büro testen können, bevor es ernst wird. Wir finden es viel besser, wenn Sie Lücken an einem ruhigen Dienstag entdecken als am letzten Abend der Messe.