Pakowanie eksponatów na targi i wystawy oraz ich powrót do domu

Pakowanie na wystawę to łatwiejsza połowa zadania. Ma Pan/Pani kilka dni, robi to we własnym budynku i ma wszystkie materiały pod ręką.

Trudniejsza połowa to demontaż. Jest ostatni wieczór targów, wszyscy są zmęczeni, obsługa hali chce mieć wolne przejścia, a próbki eksponatów trzeba włożyć z powrotem do skrzyń w ciągu około godziny. Moim zdaniem to właśnie wtedy zapasy ekspozycyjne są najbardziej zagrożone, znacznie bardziej niż w drodze na targi.

Dlatego plan powrotu warto przygotować, zanim wyjedzie Pan/Pani na targi. Każdy eksponat owiń papierem plaster miodu, sfotografuj każdą zapakowaną skrzynię i włóż do niej listę pakunkową, a ze stoiskiem wyślij mały zestaw do demontażu: krótką rolkę lub stos arkuszy, taśmę papierową, marker i etykiety. Wkład można użyć ponownie, jeśli jest suchy i nieuszkodzony. Przy targach za granicą warto sprawdzić możliwość karnetu ATA na próbki.

Papier plaster miodu produkujemy w Jaipur. Papier nie wie, czy owija paczkę, czy próbkę na wystawę. Na targach zmienia się sposób obchodzenia się z nim, a o tym jest ten artykuł.

Czym pakowanie na wystawę różni się od zwykłego?

Trzema rzeczami.

1. Towar podróżuje dwa razy, tam i z powrotem, a czasem jeszcze na kolejne targi.
2. Pakowanie często wykonują różne osoby na każdym końcu trasy. Pana/Pani zespół pakuje w biurze, a osoba na stoisku przepakowuje na miejscu.
3. Pakowanie powrotne odbywa się pod presją czasu, w zatłoczonej hali, często z mniejszą ilością materiałów niż na początku.

Zwykłe opakowanie wysyłkowe projektuje się na jedną podróż. Opakowanie wystawowe musi działać kilkukrotnie i dać się powtórzyć przez zmęczoną osobę.

Uważam, że ten drugi punkt ludzie najczęściej pomijają.

Jak pakować każdy eksponat?

Pakuj tak, jakby później miała to zrobić obca osoba. Często tak właśnie jest.

1. Oczyść przedmiot i usuń wszystko, co luźne: nakrętki, podstawki, żarówki, części wymienne. Pakuj je osobno w podpisanej torebce.
2. Owiń przedmiot papierem plaster miodu, rozciągając go tak, by komórki się otworzyły, z wystarczającą liczbą obrotów zależnie od ciężaru. Przy szkle lub ceramice zacznij próby od dwóch lub trzech obrotów.
3. Każdy przedmiot powinien mieć swoje miejsce w skrzyni. Przegródki, wkłady piankowe lub po prostu ostrożne przekładanie papierem.
4. Wypełnij puste przestrzenie, aby nic się nie przesuwało.
5. Sfotografuj otwartą skrzynię, a potem ją zamknij.

Przy powłokach błyszczących, lakierowanych lub o miękkim dotyku włóż warstwę bibułki między przedmiot a plaster miodu, aby ciężkie krawędzie papieru nie zostawiły śladów na powierzchni. Nasza notatka o przekładce z bibułki przy papierze plaster miodu wyjaśnia, kiedy warto ją stosować.

Dlaczego zdjęcie i lista pakunkowa są tak ważne?

Ponieważ przy demontażu nikt nie pamięta, jak coś zostało zapakowane.

Wydrukowaną listę przyklej od wewnątrz pokrywy każdej skrzyni: co jest w środku, w jakiej kolejności i jak każdy przedmiot jest owinięty. Dołącz zdjęcie zrobione podczas pakowania. Osoba na stoisku odtworzy skrzynię na podstawie zdjęcia, zamiast zgadywać.

Ta jedna praktyka jest według mnie warta więcej niż jakikolwiek materiał pakunkowy, a sprzedaję właśnie materiały pakunkowe. Zajmuje około dziesięciu minut na skrzynię.

Czy papier plaster miodu można używać ponownie między targami?

Tak, w pewnych granicach.

Papier plaster miodu, który był owijany i rozwijany ostrożnie, można użyć ponownie. Traci jednak trochę sprężystości za każdym razem, a każdy kawałek rozdarty, spłaszczony lub wilgotny należy wymienić. Wilgotny papier szczególnie traci amortyzację, dlatego nasze rolki produkujemy i przechowujemy w zakładzie z kontrolowaną wilgotnością, a każdą owijamy zaraz po zejściu z linii.

Po zakończeniu targów radziłbym delikatnie rozpakować przedmioty, włożyć papier z powrotem do skrzyni razem z nimi i sprawdzić go przed kolejną wystawą. Tam, gdzie stare kawałki wyglądają na zużyte, dołóż świeży papier.

Ponowne użycie jest dobre. Ale używanie zużytego papieru przy najcenniejszej próbce to fałszywa oszczędność.

Co powinno znaleźć się w zestawie do demontażu?

Spakuj to do małego, podpisanego pudełka, które jedzie razem ze stoiskiem i nie jest otwierane aż do ostatniego dnia.

Produkujemy wstępnie cięte arkusze 390 x 500 mm, które dobrze nadają się do zestawu do demontażu. Każdy arkusz to około pół metra wkładu, a każdy członek zespołu może z niego korzystać bez dyspensera. Nasze krótkie rolki występują w długościach 10 m i 100 m, mierzonych płasko, a po cięciu rozwijają się mniej więcej 1,6 raza dłużej. Nasz przewodnik po dyspenserach do papieru plaster miodu opisuje ręczne rozwiązania, jeśli woli Pan/Pani rolkę.

Przykład: jedno stoisko, dwa targi

Wyobraźmy sobie markę artykułów do dekoracji wnętrz, która w jednym sezonie wystawia się na dwóch targach branżowych: jednych w kraju i jednych za granicą. Pokazuje 40 próbek: wazony, lampy, lustra i zastawę stołową. Liczby są wymyślone na potrzeby przykładu.

1. Pakują próbki do sześciu wielokrotnego użytku skrzyń, a w każdej pod pokrywą znajdują się zdjęcie i lista.
2. Lustra trafiają do osobnej skrzyni z ochroną narożników, owinięte papierem plaster miodu i ustawione na krawędzi.
3. Zestaw do demontażu podróżuje w siódmym, mniejszym pudełku.
4. Po pierwszych targach wszystko rozpakowują w biurze, sprawdzają każdy kawałek papieru i wymieniają około jednej trzeciej.
5. Na targi za granicą ich spedytor załatwia karnet ATA, a lista próbek w karnecie odpowiada listom w skrzyniach.

Obie podróże kończą się tym, że każdy eksponat wraca na półkę, a to jedyny wynik, który się liczy.

A wystawy za granicą?

Pakowanie zmienia się niewiele. Zmienia się papierologia.

Przy próbkach i towarach wystawowych, które mają wrócić, karnet ATA może oszczędzić wiele kłopotów. Międzynarodowa Izba Handlowa opisuje go jako międzynarodowy dokument celny, który pozwala na czasowy przywóz towarów bez cła i podatków przez okres do roku, i podaje, że jest używany w około 80 krajach i obszarach celnych. Zwykle wystawia go lokalna izba handlowa.

Przy karnecie liczą się dwie kwestie. Towary wymienione w dokumencie muszą odpowiadać temu, co jest w skrzyniach, więc listy pakunkowe muszą być dokładne. Ponadto celnicy mogą otwierać skrzynie na granicy, dlatego pakuj tak, by funkcjonariusz mógł je otworzyć, a zmęczona osoba mogła je ponownie zamknąć.

Jeśli stoisko podróżuje drogą morską, wilgoć w kontenerze staje się zagrożeniem. Nasz artykuł o papierze plaster miodu dla eksporterów opisuje kwestię kondensacji w kontenerach.

Gdzie papier plaster miodu nie wystarcza

Będę szczery. Papier plaster miodu chroni przedmioty w skrzyni, ale nie zastępuje skrzyni. Duże szklane panele, ekrany i ciężkie meble wystawowe wymagają porządnych skrzyń, ram lub dedykowanych kontenerów. Papier stosuj wewnątrz nich, wokół mniejszych elementów.

Jeśli przygotowuje Pan/Pani wystawę i chce mieć coś, co zespół stoiska łatwo owinie, proszę przesłać nam listę eksponatów przez formularz kontaktowy. Zaproponujemy rozwiązanie w postaci rolki lub arkuszy i wyślemy próbki, abyś mógł Pan/Mogła Pani wypróbować pełne pakowanie i przepakowanie w biurze, zanim nadejdzie prawdziwa wystawa. Wolelibyśmy, żeby luki wyszły na jaw w spokojny wtorek, a nie w ostatnią noc targów.