Embalar artículos expositivos para ferias y eventos, y traerlos de vuelta
Cómo embalar muestras y artículos expositivos para ferias con papel nido de abeja: una lista de embalaje con fotos, envoltorio reutilizable, un kit de desmontaje y el viaje de vuelta.
Embalar para una feria es la parte fácil. Tiene días para hacerlo, en su propio edificio, con todos sus materiales a mano.
La parte difícil es el desmontaje. Es la última tarde de la feria, todo el mundo está cansado, el personal del recinto quiere los pasillos despejados y sus muestras tienen que volver a las cajas en una hora. En mi opinión, aquí es donde el stock expositivo corre más riesgo, mucho más que en el viaje de ida.
Por eso conviene planificar el viaje de vuelta antes de salir. Envuelva cada artículo expositivo en papel nido de abeja, fotografíe cada caja embalada e incluya dentro una lista de embalaje, y lleve con el stand un pequeño kit de desmontaje: un rollo corto o un taco de láminas, cinta de papel, un rotulador y etiquetas. Reutilice el envoltorio si está seco y sin rasgaduras. Para las ferias en el extranjero, infórmese sobre un Carnet ATA para las muestras.
Fabricamos papel nido de abeja en Jaipur. El papel no sabe si envuelve un paquete o una muestra de feria. Lo que cambia en una exposición es la manipulación que lo rodea, y de eso trata este artículo.
¿Qué hace diferente el embalaje para ferias?
Tres cosas.
- Los productos viajan dos veces, a la ida y a la vuelta, y a veces a una segunda feria.
- El embalaje lo hacen a menudo personas distintas en cada extremo. Su equipo embala en la oficina, y quien atiende el stand vuelve a embalar en el recinto.
- El embalaje de regreso se hace bajo presión de tiempo, en un pabellón abarrotado, a menudo con menos material del que se llevó.
El embalaje de envío normal está pensado para un solo trayecto. El embalaje para ferias tiene que funcionar varias veces y poder repetirse por una persona cansada.
Creo que ese segundo punto es el que la gente olvida.
¿Cómo debe embalar cada artículo expositivo?
Embálelo como si un desconocido tuviera que volver a embalarlo después. Porque a menudo así será.
- Limpie el artículo y retire todo lo suelto: tapas, soportes, bombillas, piezas desmontables. Embálelas aparte, en una bolsa etiquetada.
- Envuelva el artículo con papel nido de abeja, estirado para que las celdas se abran, con las vueltas suficientes para su peso. En el caso del vidrio o la cerámica, empiece las pruebas con dos o tres vueltas.
- Asigne a cada artículo su lugar en la caja. Separadores, insertos de espuma o simplemente una colocación cuidadosa con papel.
- Rellene los huecos para que nada se mueva.
- Fotografíe la caja abierta y luego ciérrela.
En acabados brillantes, lacados o de tacto suave, coloque una capa de papel de seda entre el artículo y el nido de abeja, para que los bordes cortados del papel no marquen la superficie. Nuestra nota sobre papel de seda intercalado con papel nido de abeja explica cuándo merece la pena.
¿Por qué son tan importantes la foto y la lista de embalaje?
Porque en el desmontaje nadie recuerda cómo se colocó todo.
Pegue una lista impresa dentro de la tapa de cada caja: qué contiene, en qué orden y cómo está envuelto cada artículo. Añada la foto que tomó al embalar. La persona del stand reconstruye entonces la caja a partir de la imagen, en lugar de adivinar.
Diría que este hábito vale más que cualquier material de embalaje, y yo vendo material de embalaje. Cuesta unos diez minutos por caja.
¿Se puede reutilizar el papel nido de abeja entre ferias?
Sí, dentro de ciertos límites.
El papel nido de abeja que se ha envuelto y desenvuelto con cuidado puede volver a usarse. Eso sí, pierde algo de elasticidad cada vez, y cualquier pieza rasgada, aplastada o húmeda debe sustituirse. El papel húmedo, en particular, pierde su capacidad amortiguadora, por eso fabricamos y almacenamos nuestros rollos en una planta con control de humedad y envolvemos cada uno en cuanto sale de la línea.
Al final de una feria, le recomendaría desenvolver los artículos con suavidad, plegar el papel dentro de la caja junto con ellos y revisarlo antes de la siguiente feria. Después, añada papel nuevo donde las piezas antiguas tengan mal aspecto.
Reutilizar es bueno. Reutilizar papel gastado en su muestra más valiosa es un falso ahorro.
¿Qué contiene un kit de desmontaje?
Guarde esto en una caja pequeña etiquetada que viaje con el stand y que no se abra hasta el último día.
| Artículo | Por qué |
|---|---|
| Un rollo corto de papel nido de abeja (10 m o 100 m) o láminas precortadas | Sustituye el papel que se haya roto o perdido durante la feria |
| Un dispensador de mano, si usa rollo | Más rápido y con menos láminas rotas |
| Cinta de papel y pistola de cinta | Las cajas abiertas en el recinto deben volver a cerrarse |
| Rotuladores y etiquetas en blanco | Para nuevas etiquetas y notas |
| Una copia impresa de cada lista de embalaje y foto | Por si se perdieron las que estaban dentro de las cajas |
| Algunos cartones planos de repuesto | Para folletos, regalos y cosas que recoja en la feria |
Fabricamos láminas precortadas de 390 x 500 mm, que encajan muy bien en un kit de desmontaje. Cada una equivale a unos medio metro de envoltorio, y cualquiera del stand puede usarlas sin dispensador. Nuestros rollos cortos se presentan en longitudes de 10 m y 100 m, medidos en plano, y con nuestro corte se abren hasta aproximadamente 1,6 veces esa longitud. Nuestra guía sobre dispensadores de papel nido de abeja recoge las opciones de mano si prefiere un rollo.
Ejemplo práctico: un stand, dos ferias
Imagine una marca de decoración para el hogar que acude a dos ferias comerciales en una misma temporada, una en su país y otra en el extranjero. Exhiben 40 piezas de muestra: jarrones, lámparas, espejos y vajillas. Las cifras son inventadas, solo para el ejemplo.
- Embalan las muestras en seis cajas reutilizables, cada una con una foto y una lista en la tapa.
- Los espejos van en una caja propia con protección en las esquinas, envueltos en papel nido de abeja y colocados de canto.
- El kit de desmontaje viaja en una séptima caja más pequeña.
- Tras la primera feria, lo desenvuelven todo en la oficina, revisan cada pieza de papel y sustituyen alrededor de un tercio.
- Para la feria en el extranjero, su transitario gestiona el Carnet ATA, y la lista de muestras del carnet coincide con las listas de las cajas.
Ambos viajes terminan con cada pieza de vuelta en la estantería, que es el único resultado que importa.
¿Y las ferias en el extranjero?
El embalaje no cambia mucho. Lo que cambia es la documentación.
Para las muestras y los artículos expositivos que vayan a volver, un Carnet ATA puede ahorrar muchos problemas. La Cámara de Comercio Internacional lo describe como un documento aduanero internacional que permite la importación temporal de mercancías libre de derechos e impuestos durante un máximo de un año, y señala que se utiliza en unos 80 países y territorios aduaneros. Normalmente lo expide su cámara de comercio local.
Dos puntos de embalaje importan para un carnet. Las mercancías declaradas deben coincidir con lo que hay en las cajas, así que mantenga sus listas de embalaje exactas. Y la aduana puede abrir las cajas en la frontera, así que embale de forma que un agente pueda abrirlas y una persona cansada pueda volver a cerrarlas.
Si el stand viaja por mar, la humedad en el contenedor se convierte en un riesgo. Nuestro artículo sobre papel nido de abeja para exportadores trata la condensación en contenedores.
Cuando el papel nido de abeja no basta
Seré sincero. El papel nido de abeja protege los artículos dentro de una caja. No sustituye a la caja. Los grandes paneles de vidrio, las pantallas y el mobiliario expositivo pesado necesitan cajones, bastidores o cajas diseñadas a medida. Use el papel dentro de esas cajas, alrededor de las piezas más pequeñas.
Si se está preparando para una feria y quiere algo que su equipo de stand pueda envolver con facilidad, envíenos su lista de artículos expositivos a través de nuestra página de contacto. Le sugeriremos una opción de rollo o de láminas y le enviaremos muestras, para que pueda probar un embalaje y desembalaje completo en la oficina antes de la feria real. Preferimos mucho que descubra los fallos un martes tranquilo que en la última noche de la feria.
Preguntas de los compradores
¿Se puede reutilizar el papel nido de abeja en varias ferias?
Sí, siempre que se mantenga seco y las celdas no estén aplastadas ni rasgadas. Pierde algo de elasticidad cada vez que se envuelve y desenvuelve, así que revíselo antes de cada feria y sustituya las piezas gastadas. En cualquier caso, yo siempre llevaría también un rollo nuevo para el viaje de vuelta.
¿Conviene usar cajas de transporte o cartones para las muestras de una feria?
Para una feria puntual, los cartones de doble pared resistentes son suficientes. Si el stand viaja a varias ferias al año, una caja reutilizable o un cajón se amortiza, porque los cartones se debilitan cada vez que se manipulan. En cualquier caso, los artículos del interior siguen necesitando envoltorio.
¿Cómo envío artículos expositivos a una feria en el extranjero?
A través de un transitario que conozca la logística de ferias, idealmente el transitario oficial del recinto. Si las muestras van a volver, consulte en su cámara de comercio sobre un Carnet ATA, que permite la importación temporal libre de aranceles en los países miembros. Empiece los trámites con semanas de antelación a la feria.
¿Qué debo etiquetar en las cajas de la feria?
El nombre de su empresa, la feria, el pabellón y el número de stand, el número de bulto sobre el total y una lista breve del contenido. Retire primero las etiquetas antiguas de las cajas reutilizadas, para que nada acabe en el recinto del año pasado.
