展示品の梱包、展示会・イベントで使う品を持ち帰るまで

展示会の梱包は、むしろ簡単な方です。準備には数日あり、自社の建物で、必要な資材もすべてそろっています。

難しいのは撤収です。展示会最終日の夜、全員が疲れきっている中、ホールのスタッフは通路を空けるよう求めてきます。そして見本はおよそ一時間のうちにケースへ戻さなければなりません。私の考えでは、展示品が最も危険にさらされるのはこの場面であり、行きの輸送よりもはるかに大きなリスクがあります。

ですから、出発前に帰路の計画を立ててください。展示品はひとつずつハニカム紙で包み、梱包したケースはすべて写真に撮って、中に梱包リストを入れます。ブースには小さな撤収キットも持参してください。短いロールか紙の束、紙テープ、マーカー、ラベルを入れておきます。乾燥していて破れていない緩衝材は再利用して構いません。海外の展示会の場合は、見本についてATAカルネを検討してください。

私たちは、ジャイプールでハニカム紙を製造しています。紙は、それが小包を包んでいるのか、展示会の見本を包んでいるのかを区別しません。展示会で変わるのは、その周囲の取り扱いです。この記事では、そのことについて説明します。

展示会の梱包は何が違うのでしょうか？

三つの違いがあります。

1. 品物は往路と復路の二度輸送され、場合によってはさらにもう一つの展示会へ向かうこともあります。
2. 梱包は、出発地と会場で別々の人が行うことが多いです。チームは事務所で梱包し、会場ではブースにいる人が詰め直します。
3. 復路の梱包は時間に追われ、混み合ったホールで、しかも当初より資材が少ない状態で行われることが多いです。

通常の出荷用梱包は一度の輸送のために設計されています。展示会の梱包は何度も機能しなければならず、しかも疲れた人が繰り返し行えるものでなければなりません。

私は、この二番目の点がよく忘れられていると考えています。

展示品はどのように梱包すればよいですか？

後で他人が詰め直すことになる、と想定して梱包してください。実際、そうなることは少なくないのです。

1. 品物を清掃し、取り外せる部品をすべて外します。キャップ、スタンド、電球、取り外し可能な部品などは、ラベルを付けた袋に分けて入れてください。
2. 品物をハニカム紙で包みます。セルが開くように紙を引き伸ばし、重さに応じて十分な回数巻いてください。ガラスや陶磁器の場合は、二〜三回巻くところから試してみてください。
3. ケースの中で各品物に専用のスペースを割り当てます。仕切り、発泡材の内張り、あるいは紙を使った丁寧な重ね詰めなどで対応します。
4. 隙間を埋め、何も動かないようにします。
5. 開いた状態のケースを写真に撮ってから、蓋を閉じます。

光沢のある、ラッカー仕上げ、またはソフトタッチの表面には、品物とハニカム紙の間に薄葉紙を一層挟んでください。紙の切断面で表面に傷がつくのを防ぐためです。薄葉紙を使う価値があるかどうかは、ハニカム紙と薄葉紙の組み合わせに関する当社の解説をご覧ください。

なぜ写真と梱包リストがそれほど重要なのでしょうか？

撤収の時点では、誰も梱包の経緯を覚えていないからです。

各ケースの蓋の裏側に、印刷した梱包リストを貼ってください。中身、収納する順番、各品物の包み方を記載します。梱包時に撮影した写真も一緒に入れておきましょう。ブースで詰め直す人は、推測するのではなく写真を見て再現できます。

私は、この習慣ひとつが、どんな梱包資材よりも価値があると考えています。私は梱包資材を販売している立場ですが、それでもそう考えています。ケースひとつにつき十分ほどの手間で済みます。

展示会の間でハニカム紙を再利用できますか？

はい、条件付きで可能です。

ハニカム紙は、丁寧に巻き戻して取り出せば再び使えます。ただし、巻くたびに弾力は少しずつ失われます。破れたもの、押しつぶされて平らになったもの、湿ってしまったものは交換してください。特に湿った紙はクッション性が大きく低下するため、当社では湿度管理された工場で製造・保管し、生産ラインから出てきた各ロールをすぐに包装しています。

展示会の終了後は、品物をやさしく取り出し、紙を畳んでケースに一緒に入れ、次の展示会の前に点検することをお勧めします。その上で、古い紙の状態が悪いところには新しい紙を補ってください。

再利用は良いことです。しかし、最も価値のある見本に、へたった紙を再利用するのは見かけ上の節約にすぎません。

撤収キットには何を入れればよいですか？

小さな箱にラベルを付けて入れ、ブースに持参します。最終日まで開けないでください。

当社では390 x 500 mmの定尺シートも製造しており、撤収キットに適しています。一枚あたり約半メートル分の緩衝材になり、ディスペンサーがなくてもブースの誰でも使えます。短いロールは10 mと100 mの長さがあり、いずれも平らな状態での長さです。カットした状態では約1.6倍の長さに広がります。ロールをご希望の場合は、手持ち式の選択肢についてハニカム紙ディスペンサーの解説をご覧ください。

実例：一つのブースで二つの展示会

ある住宅用インテリアブランドを想像してみてください。一シーズンに二つの見本市に出展し、一つは国内、もう一つは海外で開催されるとします。花瓶、照明、鏡、食器など40点の見本を展示します。以下の数字は説明のための架空のものです。

1. 見本を、各ケースの蓋の内側に写真とリストを入れた再利用可能なケース6個に梱包します。
2. 鏡は角の保護材を付けて、ハニカム紙で包み、縦に立てて専用のケースに入れます。
3. 撤収キットは、七つ目の小さな箱に入れて持ち運びます。
4. 最初の展示会の後、事務所で全品を取り出し、紙の状態を一枚ずつ点検し、約三分の一を交換します。
5. 海外の展示会では、フォワーダーがATAカルネの手続きを担当し、カルネに記載した見本のリストは、ケース内のリストと一致させます。

どちらの輸送も、すべての品が棚に無事戻って終わります。それこそが唯一重要な結果です。

海外の展示会の場合はどうでしょうか？

梱包そのものはあまり変わりません。変わるのは書類手続きです。

返送される見本や展示用品には、ATAカルネが大きな手間を省いてくれることがあります。国際商業会議所（ICC）は、これを最長一年間、物品の無税・免税での一時輸入を認める国際通関文書と説明しており、約80の国と関税地域で利用されているとしています。通常は、お住まいの地域の商工会議所が発行します。

カルネに関して梱包上重要な点は二つあります。まず、記載した品目はケース内の実物と一致している必要があるため、梱包リストは正確に保ってください。また、国境で税関がケースを開封する場合があるため、税関職員が開けられ、疲れた人が再び閉められる方法で梱包してください。

ブースを船便で運ぶ場合は、コンテナ内の湿気がリスクになります。輸出業者のためのハニカム紙に関する記事では、コンテナ内の結露について説明しています。

ハニカム紙だけでは不十分な場合

率直に申し上げます。ハニカム紙はケースの中の品物を保護するものであり、ケースの代わりにはなりません。大型のガラスパネル、スクリーン、重量のある展示什器には、適切なクレート、フレーム、または専用ケースが必要です。それらの内部で、小さな品物の周囲にこの紙を使ってください。

展示会の準備をされていて、ブースのスタッフが簡単に梱包できるものをお探しでしたら、展示品のリストをお問い合わせページからお送りください。ロールかシートのどちらが適しているかをご提案し、サンプルもお送りします。本番の前に、事務所で梱包と詰め直しの一連の作業を試していただけます。展示会の最終日の夜ではなく、静かな火曜日に不備を見つけていただく方が、こちらとしても何よりです。