Comment rédiger une fiche de spécification pour papier nid d'abeille

Une fiche de spécification du papier nid d'abeille est une page unique qui définit le rouleau que vous achetez : le papier, la découpe, le rouleau, le conditionnement et les allégations, chacun assorti d'une cible, d'une tolérance et d'une méthode d'essai. Elle indique également le nombre de rouleaux contrôlés à réception et ce qui se passe en cas d'échec d'un contrôle. Rédigez-la une fois, faites-la signer par votre fournisseur, et citez son numéro sur chaque bon de commande.

Un bon de commande indique combien et quand. Une fiche de spécification indique quoi, et elle ne doit pas changer d'une commande à l'autre.

Nous fabriquons du papier nid d'abeille à Jaipur et l'exportons vers plus de 20 pays. Pour être franc, un acheteur disposant d'une fiche de spécification claire est le client le plus facile à servir.

Personne n'a à deviner, et personne ne se dispute plus tard sur ce que signifiait « 80 GSM ».

Cette note porte sur la construction de cette page. Pour la commande elle-même, lisez notre article sur ce qu'il faut indiquer sur un bon de commande de papier nid d'abeille. Les deux documents se complètent.

Que doit contenir la page ?

Voici la structure que j'utiliserais si j'achetais auprès d'un autre fournisseur. Les valeurs de la colonne centrale sont des exemples destinés à illustrer le format. Vos propres chiffres découlent de votre essai sur échantillon et de votre accord avec le fournisseur.

Quinze lignes tiennent sur une page.

Si votre spécification exige trois pages, je pense qu'elle essaie aussi de devenir un contrat.

Pourquoi citer la méthode d'essai ?

Parce que deux laboratoires peuvent tester le même papier et obtenir des résultats différents s'ils utilisent des méthodes différentes. Citer la méthode évite la discussion avant même qu'elle commence.

Voici les méthodes internationales que je citerais, toutes publiées par l'ISO, l'Organisation internationale de normalisation :

1. Grammage (GSM) : ISO 536:2019.
2. Teneur en humidité d'un lot, par séchage en étuve : ISO 287:2017.
3. Résistance à la traction, à une vitesse d'allongement constante de 20 mm/min : ISO 1924-2:2008.
4. Résistance à la déchirure, par la méthode Elmendorf : ISO 1974:2012.

Les acheteurs américains utilisent souvent à la place les méthodes TAPPI, qui couvrent les mêmes propriétés. Les deux conviennent. Il suffit d'en citer une.

Le papier est testé dans les deux sens, dans le sens du rouleau et en travers, car il est plus résistant dans un sens que dans l'autre. Indiquez les deux sur la fiche.

Le piège du conditionnement

Le papier absorbe et restitue l'eau selon le temps qu'il fait, et sa résistance varie avec l'humidité. C'est pourquoi les laboratoires conditionnent les échantillons dans une atmosphère fixe avant les essais.

L'ISO 187:2022 fixe l'atmosphère normale pour les essais sur papier à 23 °C et 50 % d'humidité relative. Elle autorise également 27 °C et 65 % HR dans les pays tropicaux, où la première condition est difficile à atteindre.

Voici pourquoi cela compte pour un importateur.

Un essai réalisé à 65 % HR et un autre à 50 % HR sur le même papier ne donneront pas les mêmes valeurs de résistance. Aucun des deux n'est faux. Ils ne sont tout simplement pas comparables. Indiquez sur la spécification l'atmosphère que doit utiliser le rapport du fournisseur, ou demandez au moins que chaque rapport la mentionne.

Tolérances : à convenir, pas à inventer

Je ne vous donnerai pas ici de valeurs de tolérance, car elles dépendent de l'usine à papier, de la ligne de transformation et de votre produit. Une tolérance qu'aucun fournisseur ne peut tenir sera ignorée. Une tolérance trop lâche ne protège personne.

Demandez à votre fournisseur ce que son procédé permet de tenir, examinez ses derniers rapports de lots, et convenez d'une valeur que vous pouvez tous deux accepter. Puis notez-la. Nos propres contrôles de lots couvrent le GSM, le poids des rouleaux, l'humidité et la qualité de découpe sur chaque lot : ce sont donc les valeurs que nous pouvons rapporter par rapport à une spécification. Notre page qualité les détaille.

Échantillonnage à réception : combien de rouleaux ?

Vous ne pouvez pas tester chaque rouleau. Décidez à l'avance combien vous en contrôlerez par lot, et sur quelles palettes.

Un plan simple que je m'attendrais à voir mis en œuvre par un petit importateur :

1. Prélevez des rouleaux sur au moins trois palettes différentes, dont un provenant du fond du conteneur.
2. Pesez chaque rouleau et calculez sa longueur à plat à partir du poids. Notre tableau de poids des rouleaux présente le calcul.
3. Mesurez la largeur à plat.
4. Tirez quelques mètres de chaque rouleau dans votre propre distributeur et vérifiez que les alvéoles s'ouvrent régulièrement.
5. Comparez la couleur avec votre échantillon conservé.
6. Consignez le numéro de lot, la date et les résultats sur une ligne de votre registre.

Indiquez sur la fiche de spécification le nombre de rouleaux que vous contrôlerez. Ainsi, le fournisseur connaît la règle avant que le conteneur ne quitte l'usine.

Que se passe-t-il en cas d'échec d'un contrôle ?

La plupart des fiches de spécification omettent cette partie.

C'est pourtant celle dont vous aurez besoin.

Notez, en termes simples :

1. Qui est informé, et dans quel délai. Par exemple, le fournisseur est averti par écrit, avec photos, dans un nombre de jours défini à compter de l'arrivée.
2. Quelles preuves sont nécessaires : photos, étiquettes des rouleaux, pesées, et un morceau du papier non conforme.
3. Qui paie un essai par un tiers si les deux parties ne s'accordent pas.
4. Quelle est la solution : remplacement, avoir, ou acceptation à un grade inférieur.

Aucune de ces questions n'est agréable à aborder. Il est bien plus facile d'en discuter avant le premier conteneur qu'après.

Conservez l'échantillon, gérez les versions

Deux habitudes permettent à une fiche de spécification de fonctionner.

1. Échantillon conservé. Gardez un morceau étiqueté du rouleau approuvé, portant le numéro de spécification, dans un tiroir sec. Demandez au fournisseur d'en conserver un également. Lorsqu'un lot paraît différent, vous comparez avec le papier et non avec votre mémoire.
2. Gestion des versions. Chaque modification reçoit un nouveau numéro de révision et une nouvelle date. Envoyez la nouvelle version avant la prochaine commande, et demandez au fournisseur de la confirmer par écrit.

J'ai appris à respecter les documents qui semblent ennuyeux. C'est généralement la raison pour laquelle rien ne tourne mal.

Par où commencer

Si vous rédigez votre première spécification, prenez le tableau ci-dessus, remplissez la colonne d'exemple à partir de votre meilleur échantillon, et laissez les tolérances vides jusqu'à ce que vous ayez échangé avec le fournisseur. Notre guide du GSM pour les grades légers et lourds et notre note sur le kraft vierge et le kraft recyclé vous aideront pour les lignes concernant la fibre et le grammage.

Envoyez-nous votre projet via la page de contact. Nous vous indiquerons quelles lignes nous pouvons documenter à partir de nos propres contrôles de lots, et lesquelles nécessitent un essai séparé.